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    1) INTRODUCTION

     

    Monter un dossier n’est pas une chose simple. Vous trouverez ci-dessous certains éléments et certains conseils qui vous aideront à rédiger et à entamer une réflexion sur vos projets.

     

    Il est important de rappeler que l’on ne programme jamais seul. Un projet est le fruit d’un travail concerté et négocié.

     

    Projet ” : Ce que l’on se propose de faire à un moment donné. Tout ce par quoi l’homme tend à modifier le monde ou lui même dans un sens donné (Petit Robert). Le projet est l’ensemble des actions qui vont nous permettre, dans un temps donné, avec des moyens donnés, de passer d’une situation problématique A à une situation améliorée B.

     

    Programmation ” : Action de prévoir et d’organiser une suite d’actions que l’on se propose d’accomplir pour arriver à un résultat (Petit Robert).

     

    La programmation est une suite logique et méthodique de phases qui doivent permettre, à partir de l’observation d’une situation, de proposer un certain nombre d’activités pertinentes, cohérentes et planifiées en vue d’améliorer cette situation. Pour garantir le caractère méthodique des activités de programmation, nous proposons ici d’en décrire les cinq phases distinctes qui devront se succéder de manière ordonnée.

    Ces cinq phases proposées sont :

    I – Observation de la situation

    II - Analyse du ou des problèmes

    III - Programmation des objectifs et de la stratégie

    IV - Plan d’action

    V - Évaluation de la programmation et programmation de l’évaluation

     

    Chaque phase sera présentée de la manière suivante :

    Objectif : ce vers quoi on tend à cette phase

    Activités : l’ensemble des actions menées au cours de la phase pour répondre aux objectifs fixés.

    Résultats : ils décrivent ce que les activités doivent produire. Ces résultats permettent de ponctuer l’enchaînement des phases. On passe à la phase suivante, quand le résultat de la phase précédente est atteint.

     

     

    2) LA REFLEXION

    Tout d’abord, il est important d’analyser le contexte de la zone où le projet sera réalisé. Il faut connaître les habitudes et les problématiques. L’objectif d’un projet est de répondre à un besoin pour améliorer des conditions de vie ou améliorer la situation du pays où de la zone choisie.

     

    Cette phase est très importante. Déjà pour mieux comprendre le contexte et ensuite pour pouvoir disposer des éléments pour remplir le dossier. Si cette phase est bien respectée le projet à beaucoup plus de chance d’aboutir.

     

    Les besoins

    Ce sont les manques, les problèmes observés par les professionnels. On entend par professionnels les personnes qui de par leurs compétences et leurs fonctions, sont en position d’observation de la situation. Ils ne vivent pas nécessairement la situation qu’ils observent.

     

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    Les demandes

    C’est l’expression des manques et des problèmes vécus par la communauté.

    Les ressources et savoir-faire

    Ce sont les compétences développées par les professionnels et la communauté en vue de résoudre ou d’atténuer la situation problématique observée ou vécue.

     

    Comment formuler un problème ?

    Le plus souvent, les gens interrogés expriment les problèmes qu’ils observent où qu’ils rencontrent comme une absence de solution, un manque de moyens. Car, en général une personne qui formule un problème le fait souvent guidée par sa propre expérience, par sa propre compétence.

    Or un problème devrait être formulé comme la description d’une situation dans laquelle un humain ressent une difficulté, une gêne, une insatisfaction, voire une frustration devant un état de fait.

    La formulation doit être précise, nuancée et donner des indications de temps, de population cible et de lieu.

    La formulation peut être précisée et nuancée au cours de la phase d’analyse, lors de la définition des causes du problème, mais surtout lors de la recherche d’indicateurs.

     

     

    Problème = situation insatisfaisante actuelle, c’est-à-dire:

    - besoins insatisfaits ou risquant de l’être;

    - situations directement ressenties comme négatives;

    causes de ces insatisfactions: gaspillages, conflits, sous-investissement, etc.

    Précaution:

    - Éviter de réfléchir en termes de «solutions absentes». Réfléchir sans idée préconçue sur le futur projet;

    - Formuler les problèmes de façon précise et claire;

    - Décomposer les problèmes et éviter les répétitions.

    Un problème bien formulé, c’est:

    Un problème bien formulé, ce n’est pas:

    - Une seule idée (décomposer les idées);

    - Exprimé comme une situation négative;

    - Combine une perception subjective (partiale), et une réalité objective;

    - Distingue les états stationnaires («revenus bas») et les situations tendancielles («revenus diminués»).

     

    - L’état des contraintes naturelles (pluie insuffisante);

    - Une absence de solutions particulières quand d’autres pourraient être possibles (ex.: pointer le manque d’eau est acceptable, mais pas le manque d’eau minérale);

    - Des problèmes mineurs ou individuels.

     

     

    GRILLE PERMETTANT UNE LECTURE SYNTHETIQUE DES INFORMATIONS

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    Un exemple concret…

     

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    3) LE CANEVAS DU DOSSIER

     

    Plusieurs éléments sont à prendre en compte :

    l’objectif général

    les objectifs spécifiques

    les résultats attendus (par objectifs spécifiques)

    les activités (par objectifs spécifiques)

    les indicateurs (par résultats attendus)

    les moyens mis en œuvre : matériel, humain et financier (par activités)

    les bénéficiaires (soyez le plus précis possible. En général, il calcul, avec le budget, le coût par bénéficiaires)

    les contraintes et les risques

    le suivi et l’évaluation (en fonction des indicateurs)

    le chronogramme (calendrier)

    la stratégie d’intervention

    la viabilité et la pérennité

    le budget

    en annexe, vous pouvez mettre le cadre logique :

    Vous pouvez également mettre les partenaires, une présentation de l’équipe (ce qui donne une dimension humaine au projet), présentation de la structure et tout ce qui vous paraît pertinent

     

    Pyramide des objectifs

     

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    En descendant plus bas dans les causes, on pourra formuler l’ objectif spécifique, puis encore plus bas, les résultats attendus et les activités.

     

    LE CADRE LOGIQUE

     

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    Le plus judicieux serait de commencer par faire un cadre logique. Cela permet d’être cohérent dans le projet et de ne rien oublier. Ensuite pour le dossier il suffira de développer ce qui a été écrit dans ce document.

     


     

    4) LE CANEVAS DU PROJET POINT PAR POINT

     

    L’objectif général :

    C’est la finalité, le pourquoi de l’opération, le sens, ce qui doit rester stable sur le long terme et se poursuivre au-delà du projet.

    La finalité donne son sens à l’action ; elle est le pourquoi de l’opération qui cherche à répondre au problème prioritaire identifié dans un milieu donné.

    L’objectif général est directement formulé de manière positive à partir du problème.

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    Les objectifs spécifiques

    « Objectif central du projet. L’objectif spécifique devrait répondre au problème central et devrait être défini en termes de bénéfices durables pour le(s) groupe(s) cible(s). Il devrait également exprimer les bénéfices équitables pour les hommes et les femmes.

    Tous les objectifs spécifiques, ensembles, amènent à l’objectif général.

     

    Les résultats attendus

    « Produits » des activités mises en oeuvre. L’ensemble des résultats contribue à la réalisation de l’objectif spécifique, à savoir le moment où les groupes cibles commencent à percevoir les bénéfices durables ».

     

    Les activités :

    Ce sont les solutions proposées pour agir sur les causes qui se trouvent dans les parties moyennes et basses de l’arbre causal, et plus spécifiquement sur les causes identifiées comme déterminantes. Ces activités doivent s’appuyer le plus possible sur les savoir -faire locaux identifiés lors de la phase d’observation. Ce sont celles identifiées dans la pyramide des objectifs.

     

    Les indicateurs objectivement vérifiable:

    « Les indicateurs sont des descriptions opérationnelles : des objectifs globaux, de l’objectif spécifique et des résultat attendus » .

    Ils doivent être définis comme la cible que le projet doit atteindre. Les indicateurs vous aideront dans le suivi et l’évaluation, pour contrôler l’avancement des activités et ainsi arriver aux résultats attendus.

     

    Voici quelques exemples d’indicateurs (ils changeront en fonction de la nature du projet) :

    Indicateurs d’activités :

    Nombre d’ateliers organisés

    Formations réalisées : heures par stagiaires

    Nombre de fond de commerce acheté

    Nombre de micro-crédits alloués

    Nombres de villages ciblés

     

    Indicateurs de résultat :

    Nombre d’inscriptions

    Nombre de stagiaires ayant été diplômés

    Nombre d’abandon

    Bénéfice par fond de commerce

     

    Indicateurs d’efficacité :

    Nombre de personnes touchées / cible prévue

    Respect du chronogramme

    Taux d’exécution du projet

    Taux de réussite 

    Indicateurs d’efficience :

    Coût net des cours/formations par personne

    Nombre de personnes certifiées / coût total des cours

    Taux de déperdition

     

    Indicateurs d’impact :

    Nombre de personnes pratiquant le français un an après avoir obtenu une certification

    Taux de poursuite (maintien) des diplômés

    Nombre de personnes continuant son activité deux ans après la formation

     

     

     

    Les moyens mis en oeuvre

    Les ressources humaines :

    C’est l’ensemble des personnes ou des groupements de personnes qui seront mobilisés par cette activité. Cela comprend le personnel national et expatrié, les partenaires institutionnels, les groupements informels.

    Au moment de l’identification des ressources humaines, la question à approfondir est : “ Quelles sont les compétences et les capacités que la ou les personnes sollicitées dans le cadre du projet devront posséder ? Au cas où ces ressources humaines sont nominativement identifiées, la question devient : “ La personne ou les personnes identifiées ont elles toutes les compétences pour mener les tâches ou les activités qui leur sont attribuées ? ”. Si non, il faudra programmer de nouvelles tâches ou activités pour leur permettre de les acquérir.

     

    Les ressources matérielles :

    Ce sont tous les éléments nécessaires et suffisants pour la mise en oeuvre des activités et des tâches.

     

    Les ressources financières :

    C’est la traduction budgétaire du projet en coûts directs activités. A partir de ces données, l’administrateur pourra finaliser le budget complet du projet.

    On devra indiquer chaque bailleur et leurs montants.

     

    Remarque générale concernant l’ensemble des ressources mises à disposition du projet

    Pour l’ensemble des ressources qui sont affectées à des actions qui devront se poursuivre au-delà du projet, il est nécessaire de prévoir des activités et des tâches qui permettront à ces ressources d’être disponibles et opérationnelles après l’arrêt du projet. (l’indemnisation des ressources humaines, la maintenance et le renouvellement des équipements, etc.).

     

    Les bénéficiaires

    Il existe 2 types de bénéficiaires : direct et indirect.

    Les bénéficiaires direct, comme sont nom l’indique, sont directement touches par le projet. Prenons un exemple : Un projet concernant l’amélioration de la pêche. Ce sont les pêcheurs qui seront directement touchés.

     

    Les bénéficiaires indirects sont les personnes qui bénéficieront de l’impact du projet par le biais des bénéficiaires directs ou autres.

    Si l’amélioration des conditions de travail des pêcheurs est réussi, les commerçants de poissons et les clients verront le prix du poisson diminués, ou une meilleure qualité ou une plus grande quantité, …

    Les pêcheurs pourront gagnés plus d’argent, puisque les ventes augmenteront donc, leurs enfants pourront allez plus longtemps à l’école, faire des études supérieures, …

     

     

    Les contraintes et risques

    Il est important d’indiquer ces éléments. D’une part pour la transparence envers le bailleur et d’autre part pour montrer que vous avez analysé tout le contexte et que vous avez monté votre projet en prenant en compte ces aspects.

    Ces éléments ne sont pas obligés d’être détaillé. Il suffit de les mettre dans le cadre logique.

     

    Suivi et évaluation

    Ces éléments sont incontournables surtout pour les bailleurs et pour vous, pour respecter vos activités, vos résultats attendus et donc vos objectifs spécifiques.

     

    Suivi

    Le suivi est établi tout au long du projet. Il faut simplement indiqué à quelles fréquences les actions de suivi devront être organisés. Il faut indiquer les méthodes choisies.

    Par exemple : organisation de réunion régulière, visite sur le terrain : attente, motivation et satisfaction des bénéficiaires et autres acteurs. Avant et après le projet. Ateliers de sensibilisations réguliers, comptabiliser l’impact des activités (nombre de personnes formés/touchés, activités mises en place, …), la durée de l’action (respect du chronogramme), le nombre d’intervenant, les lieux ciblés, la cohésion du groupe, analyse de la pérennité du projet… Bref, tous les éléments que vous jugerez utiles.

     

    L’évaluation

    L’évaluation se fait normalement à la fin, mais peu également se faire à mi-parcours. Pour cela il faut prendre en compte les indicateurs et les critères, tout en expliquant les méthodes. Expliquer qui fait quoi ? Quelle personne est responsable de quoi ? à quelle fréquence : les rencontres, les réunions, …

     

    Utilisation des critères d’évaluation

    Les critères ou “ angles de vue ”

    Les critères de l’évaluation sont les angles de vue retenus pour apprécier une action. Si nous regardons une personne, un angle de vue peut être la taille, qui va s’apprécier avec un indicateur “ quantité de centimètres ”, un autre angle de vue peut être le poids qui peut s’apprécier par “ le nombre de kilos ”.

     

    L’efficacité

    Dans le cas d’une évaluation de projet :

    “C’est la comparaison entre les objectifs fixés au départ et les résultats atteints. L’intérêt est de mesurer des écarts et de pouvoir les analyser. Dans le domaine de l’efficacité, il convient de ne pas négliger le point de vue des bénéficiaires.”

     

    Dans le cas de l’évaluation d’une programmation, les questions à poser sont les suivantes :

    Est-ce que la situation souhaitée en fin de projet (ensemble des résultats attendus) propose une réelle amélioration de la situation actuelle ?

    Est ce que chaque cause identifiée a motivé des activités ?

     

    L’efficience

    Dans le cas d’une évaluation de projet

    “ Mesurer l’efficience c’est comparer les résultats obtenus avec les moyens mis en oeuvre. L’efficience c’est l’appréciation du résultat et de la démarche choisie par rapport aux ressources mobilisées : ressources matérielles, humaines et financières. ”

     

    Dans le cas de l’évaluation d’une programmation la question à se poser est la suivante :

    Quelle sont le volume et la répartition des ressources mobilisées en fonction des causes identifiées et notamment en fonction des causes déterminantes ?

     

    L’impact

    Dans le cas d’une évaluation de projet

    “ Par analyse de l’impact, on entend une appréciation sur tous les effets d’une action sur son environnement au sens le plus large. Apprécier l’impact, c’est analyser tous les effets positifs et négatifs, prévus et inattendus dans différents domaines. ”

     

    Dans le cas de l’évaluation d’une programmation la question est :

    Est -ce que les effets du problème (branches de l’arbre causal) ont une chance d’être amoindris par le projet et dans quelle mesure ?

     

    Le chronogramme

    Pour la répartition des activités et des tâches en fonction du temps je suggéres la représentation suivante :

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    La durée de la mise en oeuvre est représentée par un ligne horizontale reliant le début et la fin de la tâche.

    Cet élément vous permettra à la fois de vous donner une ligne de conduite, à la fois de montrer au bailleur que vous avez tout programmé, ce qui donne une certaine crédibilité de votre dossier et donc de votre projet.

     

     

    La stratégie d’intervention

    Dans le cas d’une évaluation de projet

    « C’est l’analyse de la pertinence de la solution apportée par le projet pour résoudre le problème posé. »

    Dans le cas de l’évaluation d’une programmation, la question est :

    Est-ce que les activités proposées dans le projet répondent bien au problème et à ses causes ?

     

    La viabilité et la pérennité

    Dans le cas d’une évaluation de projet

    « C’est l’analyse des chances pour l’action de se poursuivre lorsque l’aide extérieure aura cessé : les modalités prévues par les opérateurs permettront-elles, et à quelles conditions, aux bénéficiaires de continuer ? Le cadre institutionnel promu permettra-t-il de poursuivre efficacement la gestion de ce projet ? »

     

    Dans le cas de l’évaluation d’une programmation les questions sont :

    L’objectif général sera t-il poursuivi après la fin du projet ?

    Pour que cet objectif général se poursuive, quelles seront les activités et les moyens qui devront exister après l’arrêt du projet ? Il est donc nécessaire de prévoir dans le plan d’action la mise en place d’activités qui permettront à ces moyens d’exister à l’arrêt du projet.

     

    C’est à ce moment qu’il faut vendre votre sérieux et prouver par des éléments fiables et vérifiables que votre projet est sur de fonctionner et de continuer par la suite : INDISPENSABLE.

     

     

    Le budget

     

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    Les catégories et sous catégories peuvent être :

    1 – Ressources humaines

    Coordinateur

    Médiateur

    Comptable

     

    2- Matériel nécessaire à l’action

    Matériel bureautique

    Matériel de construction

     

    Dans la colonne mode de calcul/détails. Vous devez indiquer comment vous obtenez le résultat. Par exemple pour un salaire. On mettra : 2 coordinateur x 700,00$ x 24 mois

    Par contre pour de l’achat de matériel, vous pourrez mettre « forfaitaire ». Mais n’oubliez pas de joindre une liste détaillée en pièce jointe, ou mieux, des pro-formats.

     

    Le pourcentage de la participation du demandeur dépend des bailleurs. Vous pouvez, sauf obligation du bailleur, valorisé vos acquis. Pas exemple, vous avez besoin d’un bureau pour le projet. Vous disposez d’un bureau départemental, indiqué dans la ligne et votre colonne, le prix si vous auriez du le louer. Pareil pour du matériel que vous avez déjà.

    Par contre pour la valorisation de personnes, puisque le scoutisme est bénévole, il faudra ajouter une ligne avant le total général intitulé « bénévolat valorisé ». indiqué par exemple : 200 scouts x 6000 gourdes x 24 mois.

    Cette ligne permet de montrer au bailleur l’économie qu’il fait si il devait prendre une autre structure ou il devrait payer des salaires.

     

    Pour être crédible et éligible :

    Participation du demandeur : Minimum 40% du budget total

    Indemnités et salaires : maximum 25% du budget total

    Frais de fonctionnement : maximum 10% du budget total

     


    A TELECHARGER

    Méthodologie de projets

    Le cycle du projet (Ciedel)

    La logique d'un projet

    Construire un projet de développement

    Comment faire un arbre à problèmes

    L'approche CADRE LOGIQUE


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